Creo que de los trámites más tediosos son la recepción, archivo y envío de los documentos de aplicación de los alumnos a las universidades extranjeras o a los campus administradores de la oportunidad. Invertimos mucho tiempo a estas actividades! ¿Qué opinan?
Tal vez no sea un trámite propiamente, pero en mi caso, que tengo PI, líderes académicos, en el aula, dirección académica y otras cosas, me toma mucho tiempo poder apoyar a los muchachos con sus dudas. Seria padre que tuviéramos un sitio para que los muchachos pudieran entrar, donde se centralizaran todos los programas de todos los campus, por carrera y por país. Con información de los requisitos, costos, etc. ¿Cómo ven? Por qué cada tiene su hoja de excel, y no existe un concentrado de todos, ¿o si?
Gracias por tu comentario Linda, efectivamente muchos PI´s tienen varios roles en los campus. Estamos trabajando para que tengan tiempo de calidad de atención a los chicos.
Sobre el sitio, EUREKA funge como concentrador de todos los programas, desafortunadamente no está completo o actualizado, y de diseño no es amigable o llamativo para los alumnos. Pero estamos trabajando en ambos.
Gracias por tu aportación y seguimos contando con tu apoyo. Saludos!
Creo que lo que está en nuestras manos, de nuestro lado, lo más burocrático es que el alumno tenga que ir de un lado a otro recolectando firmas. Es decir, la firma de becas, la firma del director de carrera, la firma de cuenta de alumnos, la firma de los padres de familia, etc.
Es correcto Lalo, sin duda tenemos que trabajar en mejorar nuestros procesos internos de flujos de información y autorizaciones; hacer un mejor uso de la tecnología y hacer una análisis a conciencia de realmente qué documentos/firmas son indispensables y cuáles son simplemente una costumbre obsoleta.
Aunado a eso, creo que hay que replantearnos la necesidad de que tantas áreas intervengan en un proceso.
Una de las filosofías que tenemos en el proyecto UNE es movernos a procesos basados en la confianza; confianza entre las áreas y confianza hacia el alumno (por ejemplo: "Tú sabes que no puedes salir a estudiar al extranjero si tienes adeudos "considerables", NO te voy a detener tu proceso, te voy a estar informando que tienes un pendiente que arreglar con tesorería pero tú eres responsable de solucionarlo, si para x fecha no lo has solucionado entonces sí puedo colocar un candado, dar de baja tu horario, etc.)
No debemos hacer procesos robustos pensados en evitar que unos cuántos "nos saquen la vuelta" más bien hay que hacer procesos sencillos para la mayoría que sí cumple y hacer coresponsable al alumno en su proceso.
Hola.. me encanta tener este espacio para comentar y compartir...!!
Considero que la parte más tediosa y ‘tardada’ para nosotros (como coordinadores) es el envío de checklist a los alumnos, la recepción de documentos y el envío de paquetes a las universidades. Para los alumnos lo más burocrático es ir a recolectar firmas de todos los departamentos y tener que estar pagando por los documentos y trámites (cuota de participación + transcript + envío tardío + copia de transcript para tramitar VISA).
Gracias por tu comentario, en efecto, hacemos al alumno ir a recolectar firmas y hacer pagos en diferentes tiempos y lugares.
Estamos trabajando para hacer un proceso más sencillo para los alumnos y los coordinadores, para que se puedan enfocar en actividades que generen más valor.
Creo que de los trámites más tediosos son la recepción, archivo y envío de los documentos de aplicación de los alumnos a las universidades extranjeras o a los campus administradores de la oportunidad. Invertimos mucho tiempo a estas actividades! ¿Qué opinan?
ResponderEliminarTal vez no sea un trámite propiamente, pero en mi caso, que tengo PI, líderes académicos, en el aula, dirección académica y otras cosas, me toma mucho tiempo poder apoyar a los muchachos con sus dudas.
ResponderEliminarSeria padre que tuviéramos un sitio para que los muchachos pudieran entrar, donde se centralizaran todos los programas de todos los campus, por carrera y por país. Con información de los requisitos, costos, etc.
¿Cómo ven? Por qué cada tiene su hoja de excel, y no existe un concentrado de todos, ¿o si?
Gracias por tu comentario Linda, efectivamente muchos PI´s tienen varios roles en los campus. Estamos trabajando para que tengan tiempo de calidad de atención a los chicos.
EliminarSobre el sitio, EUREKA funge como concentrador de todos los programas, desafortunadamente no está completo o actualizado, y de diseño no es amigable o llamativo para los alumnos. Pero estamos trabajando en ambos.
Gracias por tu aportación y seguimos contando con tu apoyo.
Saludos!
Creo que lo que está en nuestras manos, de nuestro lado, lo más burocrático es que el alumno tenga que ir de un lado a otro recolectando firmas. Es decir, la firma de becas, la firma del director de carrera, la firma de cuenta de alumnos, la firma de los padres de familia, etc.
ResponderEliminarEs correcto Lalo, sin duda tenemos que trabajar en mejorar nuestros procesos internos de flujos de información y autorizaciones; hacer un mejor uso de la tecnología y hacer una análisis a conciencia de realmente qué documentos/firmas son indispensables y cuáles son simplemente una costumbre obsoleta.
EliminarAunado a eso, creo que hay que replantearnos la necesidad de que tantas áreas intervengan en un proceso.
Una de las filosofías que tenemos en el proyecto UNE es movernos a procesos basados en la confianza; confianza entre las áreas y confianza hacia el alumno (por ejemplo: "Tú sabes que no puedes salir a estudiar al extranjero si tienes adeudos "considerables", NO te voy a detener tu proceso, te voy a estar informando que tienes un pendiente que arreglar con tesorería pero tú eres responsable de solucionarlo, si para x fecha no lo has solucionado entonces sí puedo colocar un candado, dar de baja tu horario, etc.)
No debemos hacer procesos robustos pensados en evitar que unos cuántos "nos saquen la vuelta" más bien hay que hacer procesos sencillos para la mayoría que sí cumple y hacer coresponsable al alumno en su proceso.
Hola.. me encanta tener este espacio para comentar y compartir...!!
ResponderEliminarConsidero que la parte más tediosa y ‘tardada’ para nosotros (como coordinadores) es el envío de checklist a los alumnos, la recepción de documentos y el envío de paquetes a las universidades. Para los alumnos lo más burocrático es ir a recolectar firmas de todos los departamentos y tener que estar pagando por los documentos y trámites (cuota de participación + transcript + envío tardío + copia de transcript para tramitar VISA).
Gracias por tu comentario, en efecto, hacemos al alumno ir a recolectar firmas y hacer pagos en diferentes tiempos y lugares.
EliminarEstamos trabajando para hacer un proceso más sencillo para los alumnos y los coordinadores, para que se puedan enfocar en actividades que generen más valor.
Saludos!